El desarrollo tecnológico de los últimos años ha simplificado los procesos de Recursos Humanos. Buena parte del trabajo más repetitivo ha quedado automatizado o ha desaparecido por completo. En un mundo digital, ya no es necesario trabajar con papel y los datos de los trabajadores se vuelcan directamente en la red.
Todo esto y mucho más es posible gracias al uso de una solución informática para RR. HH. Sus funcionalidades, repartidas en numerosos módulos, han supuesto una auténtica revolución. Y lo cierto es que no dejan de aparecer novedades. Una de las más significativas es la autogestión en Recursos Humanos, la cual no solo ayuda a los miembros del departamento, sino que es útil para el resto de empleados.
¿Por qué es importante la autogestión de RR. HH. en las empresas?
La autogestión en Recursos Humanos es una forma más de aumentar la productividad de la organización. Se trata de una transformación que, en un primer momento, no parece grande, pero que va dando sus frutos con el tiempo. Para empezar, el departamento de RR. HH. se libera de una amplia variedad de tareas que no aportaban valor.
Un ejemplo sencillo consiste en todo lo relacionado con la gestión de vacaciones, ausencias o permisos. Hasta hace no tanto, era necesario disponer de empleados que registraran cualquier cambio. Se encargaban de recibir los avisos del resto de la plantilla, organizar sustituciones y administrar los días de descanso en el calendario, entre otras tareas.
La autogestión cambia tal forma de trabajar. Los empleados pueden ahora tramitar sus solicitudes, tanto de vacaciones como de ausencias, en cuestión de segundos. Disponen de un calendario totalmente online en el que marcar sus preferencias o revisar cuántos días tienen de vacaciones. Por el lado de Recursos Humanos, solo tendrán que confirmar las solicitudes o revisar que no haya solapamientos con otros empleados que no puedan coincidir.
Otro aspecto interesante de la autogestión es la transparencia y la forma en que la potencia. El acceso de los trabajadores a sus documentos no era sencillo. Había que solicitar una copia en papel, algo que podía demorarse algunos días. Ante situaciones como esta, podían surgir dudas sobre si la empresa realizaba las gestiones con suficiente velocidad.
Una de las formas más interesantes de la autogestión ayuda a que los trabajadores estén al día de todos los cambios. Disponen de una ficha personal en la que aparecen sus datos personales, salario, el contrato o el convenio actual. Pueden efectuar modificaciones, subir documentos que les faltaban o mantenerse al día de cualquier novedad, tanto sobre su puesto como de asuntos corporativos gracias al tablón de anuncios y a notificaciones que avisan de procesos del día a día en la empresa.
Autogestión sin importar el lugar y en cualquier momento
La autogestión puede llevarse a cabo desde cualquier lugar, una novedad con un fuerte impacto para el teletrabajo y la movilidad. Ya no están ligados al uso de un ordenador, pues tienen completa accesibilidad a través de sus teléfonos móviles o tabletas. Allí donde se encuentren, podrán resolver las incidencias en cuestión de segundos.
Es otra forma de reducir los tiempos dedicados a tareas meramente administrativas. Todo gracias al uso de un software de Recursos Humanos. Con un acceso ágil, pueden realizar transmisiones de datos, lanzar comunicados y avisos siempre que sean necesarios, lo que permite atender una crisis en el acto. Además, tienen la posibilidad de configurar una serie de reglas para automatizar una amplia variedad de flujos de trabajo, como ocurre con las aprobaciones de solicitudes o los recordatorios de tareas y procesos rutinarios.
Los responsables disponen de una herramienta intuitiva y sencilla de utilizar en su día a día. El tiempo que dedican a tareas de escaso valor se reduce al mínimo, así que quedan liberados para centrarse en otras actividades más relevantes. Captar el mejor talento, desarrollar planes de carrera efectivos o analizar en detalle el rendimiento de la plantilla son algunos ejemplos.
Junto con lo anterior, pueden supervisar el proceso de fichaje que realiza la empresa con detalle, desde el registro de la jornada hasta el conteo de las horas extra. Estos asuntos se han ido volviendo delicados con el paso del tiempo y la aprobación de nuevas leyes, que imponen exigencias que es indispensable cumplir.
La tecnología vuelve a ser un aliado para estas tareas. Con ayuda de un software de RR. HH. con módulo de gestión del tiempo, el registro de la hora de entrada y salida se efectúa de manera automática.
Al ser compatible con una amplia variedad de sistemas — tanto métodos para geolocalizar la presencia del tipo QR, reconocimiento facial o contraseña hasta sistemas de registro más flexibles como el fichaje masivo con el horario esperado o el cronómetro) la información queda registrada en el acto y sin que se pueda realizarse una modificación o falsificación. Si la empresa tiene un problema de absentismo, se encontrarán las pruebas y se dispondrá de información suficiente como para atajarlo.
Incluso los responsables de los equipos de trabajo se ven beneficiados por la autogestión. Cuentan con una herramienta que les ayuda a realizar un seguimiento de los objetivos y del desempeño de los empleados. Acceder a tales datos les dota de las pistas esenciales que necesitan para tomar mejores decisiones, cuyo impacto se notará en la empresa.
Al final, las mejoras que ofrece la autogestión se van acumulando y terminan por afectar a toda la organización. No es solo que el departamento de Recursos Humanos optimice su operativa, el resto de la plantilla tampoco pierde el tiempo con acciones de escaso valor. Cuentan con una forma rápida de comprobar una amplia variedad de asuntos que les afectan.
Gracias al desarrollo tecnológico que ofrece la solución de Bizneo HR, los empleados pasan a integrarse aún más en la organización. Su coordinación aumenta, al igual que la confianza en la empresa y la productividad. Dejan de gastar su valioso tiempo en tareas meramente burocráticas para centrarse en cumplir con sus objetivos, por poner un sencillo ejemplo.
