La comunicación es la base del éxito de toda empresa. Poder atender dudas y solucionar problemas de tus clientes en remoto y de manera inmediata es un valor agregado muy importante que puedes obtener con una centralita virtual. ¿Qué debes tomar en cuenta para elegir una? Sigue leyendo y te contamos.

Lo primero es definir qué es una centralita virtual. También conocido como call center, es un sistema telefónico basado en la nube que gestiona las llamadas de la empresa de manera eficiente, dejando mayor control a la empresa en cuanto a costos y mayor flexibilidad de sus operaciones.

En una centralita virtual puedes agregar números de teléfono, botones de chat o WhatsApp para dar más opciones de comunicación a tus clientes. Luego estas llamadas o solicitudes de contacto por chat son atendidas por el equipo a través de diferentes extensiones. Además se le pueden añadir muchas funciones y sincronizar con tu CRM, para monitorear mejor las ventas.

¿En qué beneficia una centralita virtual a tu empresa?

Cualquier empresa puede beneficiarse de una centralita virtual sin importar si se encuentra en una oficina o en casa. Además, es una gran ventaja contar con una imagen más profesional al tener operadores con mensajes grabados, menú de opciones y hasta música de espera. 

Otra ventaja que se puede destacar es que la centralita virtual es mucho más económica que una tradicional, ya que esta requiere una inversión en equipos, instalación y mantenimiento. Al poder acceder a la centralita virtual desde cualquier lugar, cualquier dispositivo que se pueda conectar a través de internet es un equipo apto para el call center. 

A pesar de todos estos beneficios, es importante chequear muy bien la oferta de centralitas virtuales antes de elegir una. Decántate por una con una completa y con buen precio. La de Fonvirtual es ideal por tener las funcionalidades más avanzadas del mercado.

Estas son los factores que debes tomar en cuenta al elegir una centralita virtual para tu empresa

A parte de contar con lo básico de una centralita virtual o call center —colas de espera y locuciones—, verifica que permita la numeración nacional, internacional y de tarificación especial como la de 900 o 902. Cada vez más estos números son exigidos por la Ley, así que es fundamental contar con uno.

Además de estas nociones básicas, si la centralita virtual que estás por elegir tiene todos estos elementos que te contaremos a continuación, es la ideal para tu negocio.

Que funcione bajo tecnología WebRTC 

Muchas centralitas funcionan con tecnología SIP (Session Initiation Protocol), un protocolo de comunicaciones que permite que los usuarios realicen y reciban llamadas a través de una IP. Sin embargo, esta suele ser un poco más costosa, dado que necesita de la instalación de un software para funcionar.

En cambio, la tecnología WebRTC (Web Real-Time Communication) no requiere de ningún software, ya que es una solución de código abierto desarrollada por Google. Esto no solo abarata muchísimo los costes, sino que la hace más eficiente porque es personalizable, adaptable y actualizada. A diferencia de la SIP admite tener extensiones en varios dispositivos, brinda una calidad excelente en las comunicaciones y soporta la comunicación por voz, chat y video.

Como puedes ver, la tecnología WebRTC es más apropiada para tu empresa, no solo por los costos, sino porque concuerda con la realidad actual, ofreciéndoles más opciones de comunicación a tus clientes.

¿Se puede integrar con un CRM? Si es posible, es la centralita virtual para ti

Un gestor de relaciones con el cliente (CRM) es un básico en toda empresa que se dedique a las ventas. En él se concentra una gran cantidad de datos valiosos para mejorar las relaciones con clientes, con lo cual si la centralita virtual no se puede integrar, ¿realmente es lo que necesitas?

La centralita virtual de Fonvirtual es ideal, ya que es compatible con los CRM más populares del mercado —como Salesforce, Shopify, Zendesk, Zoho, Hubspot y Slack—. Entre las principales ventajas que ofrece destacan:

  • Identificación de llamadas.
  • Almacenamiento de todas las llamadas con clientes, con datos importantes como ventas realizadas, casos resueltos, cantidad de llamadas y tasas de abandono.
  • Mejor comunicación y colaboración entre departamentos.
  • Anticipar necesidades del cliente al tener acceso a su ficha en el CRM.
  • Grabación de llamadas.
  • Acceso desde cualquier parte del mundo.

Que se pueda integrar con WhatsApp

Hoy en día una empresa que no se comunique por WhatsApp es como si no existiera. No nos malentiendan, no es como que solo exista WhatsApp como canal de comunicación, pero sí es verdad que millones de usuarios se comunican por esta vía. Es natural que busquen trasladar su experiencia de compra a esta aplicación. 

Es por ello que es necesario que tu centralita virtual pueda integrarse a la API de WhatsApp para empresas, ya que te permite repartir las conversaciones entre los miembros de tu equipo desde cualquier parte del mundo, y desde cualquier dispositivo.

Integración con tu pasarela de pago

Si tu empresa se dedica al telemercadeo, a la venta de seguros, ventas por catálogo, o tienes una teletienda o un e-commerce, o si incluso eres una ONG que recibe donaciones, una centralita virtual integrada a tu pasarela de pago es fundamental.

Puedes recibir pagos por tarjeta de crédito de manera completamente segura, sin salir de la llamada, sin intervención de personas y con la facilidad de recibir pagos automáticos. Este último caso es ideal si brindas un servicio por videollamada —como una consulta médica o psicológica— en el que el cobro se realiza al colgar.

Que tenga un chatbot y voicebot

La inteligencia artificial  (IA) llegó para quedarse, sobre todo en mercadeo y negocios. Los chatbots te facilitan y filtran muchas de las solicitudes inherentes a tu empresa, ya que esta tecnología es capaz de simplificar tareas repetitivas de tu equipo. Esto aumenta la productividad y reduce las cargas de trabajo de tus empleados, mejorando los flujos de trabajo.

La IA conversacional de Fonvirtual se basa en el reconocimiento de voz, Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) y aprendizaje automático para mejorar las relaciones con tus clientes. Es una solución disponible para cualquiera de tus canales, ya sea por chat, por llamada o por WhatsApp.

¿Qué más debería saber antes de contratar una centralita virtual?

Un aspecto positivo de la centralita virtual es que, al no requerir de la instalación de ningún tipo de software, es adaptable a las necesidades de la empresa. Esto quiere decir que es perfectamente modificable a través del panel de configuración. Si tu empresa crece y tu equipo también, agrega a más equipos y dispositivos sin mayor complicación.

Esto es ideal, puesto que no le corta las alas a tu negocio. Todo lo contrario, crece a la par contigo para llevarte a más clientes con una experiencia 100% profesional. Además, puedes tener acceso a datos y estadísticas clave para tu empresa, por ejemplo, puedes evaluar cuál es la opción más seleccionada del menú, cuánto es el tiempo de espera para atender una llamada y qué operadores están contestando cuáles llamadas.

En resumen… Una centralita virtual es todo lo que necesitas para mejorar la relación con tus clientes

Una centralita virtual optimiza la relación con tus clientes al menor costo posible, caso contrario a una centralita o call center tradicional. Esto se debe a que es una solución alojada en la nube, por lo que no necesitas de software, instalaciones especiales, cableado ni planes telefónicos. Solo necesitas conexión a internet y los dispositivos de tu empresa.

Te brinda flexibilidad porque se puede acceder a ella desde cualquier parte del mundo, lo cual significa que puedes tener un equipo tan internacional como te lo propongas, además de poder atender a más clientes. Además, también aporta escalabilidad, pues te permite modificar sus funciones conforme cambian tus necesidades.

Ahora que ya sabes todos los beneficios y qué debes buscar en una centralita virtual para tu empresa, no esperes demasiado para dar ese paso. Tu empresa y tus clientes te lo agradecerán.

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