El proceso de transformación digital ha supuesto un punto de inflexión en la gestión administrativa de las empresas. Sus beneficios son incalculables en materia de ahorro y optimización de recursos pero, desde el punto de vista legal, ¿es obligatoria la digitalización? En este artículo analizaremos el modo en que la digitalización ha influido en el proceso de  facturación de las empresas.

¿Actualmente es obligatorio utilizar un software de facturación?

Actualmente no es obligatorio el uso de un software de facturación pero todo indica que en un futuro cercando, con la entrada de la Ley Crea y Crece, sí que lo será. 

El pasado 30 de Septiembre, la Ley Crea y Crece se publicó en el BOE. Esta normativa se contextualiza en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, configurado para estimular el crecimiento de las pymes y medianas empresas españolas 

Una de las actualizaciones más determinantes será la implementación de la factura electrónica obligatoria aunque, de momento, no afectará por igual a todos los tipos de empresas. Según el artículo 12 de esta Ley , la expedición de facturas digitales mediante un software de facturación electrónica es de carácter obligatorio para aquellas operaciones que se llevan a cabo entre empresas y autónomos, es decir, a aquellas que son de tipo B2B (business to business). Aquellas empresas B2C o que generan facturas para el consumidor final, por el momento, no están obligadas a utilizar facturas electrónicas. No obstante, todo parece apuntar a que, con el tiempo, esta obligación será extensible a todas las empresas con independencia de su naturaleza.

La Ley Crea y Crece ha definido dos plazos límite para la implementación de la factura electrónica. Por un lado, aquellas empresas cuya facturación anual sea inferior a los ocho millones de euros podrán llevar a cabo la transición hasta el 30 de Septiembre de 2025. Por otro lado, aquellas que cuentan con un volumen de facturación anual superior a los ocho millones de euros, podrán efectuar el cambio hasta el próximo 30 de septiembre de 2023.

Beneficios de utilizar un programa de facturación

En el mercado existen una gran variedad de alternativas que ofrecen grandes prestaciones, puedes ver algunos ejemplos en este listado de los mejores programas de facturación. Pero, ¿cuáles son los beneficios de utilizar este tipo de programas? A continuación te hablamos de los cinco más destacables. ¡Toma nota!

Ahorro económico

Conservar todas nuestras facturas en formato digital permite reducir costes en concepto de impresión, papel, envío por correo o almacenaje, entre otras cosas. Puede que, en principio, el volumen de ahorro no parezca considerable especialmente en el caso de las pequeñas empresas. No obstante, a largo plazo, puede representar una suma significativa. Además, a esto se le suma el hecho de que los softwares de facturación permiten centralizar todos nuestros documentos y, por tanto, proporciona un mayor control a largo plazo sobre todos ellos evitando extravíos y otros incidentes en materia de organización. 

Automatización de procesos y optimización de flujos de trabajo

La eliminación de tiempos muertos a través de la sistematización y automatización de procesos constituye uno de los principales beneficios que ofrecen los softwares de facturación. La creación, seguimiento, envío o recepción de facturas se torna mucho más ágil y, además, las metodologías se hacen más eficientes gracias a una mayor accesibilidad y la centralización de la documentación. No sólo se requiere de una inversión de tiempo inferior para gestionar las facturas, sino que, también se reducen drásticamente los posibles errores humanos.

Agilización de pagos y gestiones

Un software de facturación permite programar la emisión y el envío de facturas en fechas determinadas, de forma periódica e, incluso, la formalización de pagos directos a través de entidades bancarias. Esto no sólo permite ahorrar trabajo, sino también agilizar los procesos de cobro y pago.

La utilización de un software ofrece la misma validez legal que la alternativa tradicional gracias a que permite la conservación y legibilidad de las facturas a lo largo del tiempo. En cualquier caso, es recomendable revisar que la plataforma reúna todos los aspectos legales requeridos antes de formalizar su contratación.

Mayores garantías en materia de seguridad 

Las garantías en materia de seguridad constituyen uno de los principales puntos fuertes de los softwares de facturación. En general, estos programas utilizan redes privadas e integran protocolos de protección como FTPS, Web Services, Value Added Network o AS2, así como tecnologías que permiten la veracidad de las facturas como la firma digital. Por otra parte, al conservar todos los datos en la nube, desaparecen las probabilidades de que se extravíen documentos.

Yeff Buritica

Programador e ingeniero en electrónica. Salí del Tecnológico de Monterrey, y ahora resido en la red.

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