Cualquier empresa que quiera mantenerse al día en internet sabe que debe digitalizarse, no solo hacia sus clientes, sino a nivel interno, donde se incluyen los procesos administrativos de la empresa. Un ejemplo es la digitalización de las incidencias en nómina, tema del que hablaremos en este artículo.
Definamos primero qué son las incidencias en nómina. La nómina de una empresa es la lista de todos los trabajadores que reciben un sueldo. Las incidencias son eventos fuera de lo regular que pueden ir desde pagos extra (como bonos, vacaciones o incapacidades) o descuentos por inasistencias (faltas injustificadas).
Estas incidencias deben reportarse al responsable del cálculo de nómina o a Recursos Humanos y dada su importancia en cada trabajador —por su influencia en la remuneración final del empleado—, es fundamental que todo esté en perfecto orden. No solo llevar una nómina en Excel es digitalizar esta experiencia, pues manejarla de forma manual requiere de mucha experticia y atención al detalle.
Allí es donde entra la necesidad de un software para facilitar, agilizar y hacer más infalibles estos cálculos.
Digitalización de las incidencias en nómina, la clave para una gestión administrativa eficiente
Más allá de generar descontento en los trabajadores por errores de cálculo en la nómina, esto también podría implicar imprecisiones en el pago de impuestos de la empresa e incluso fallos en auditorías. Todo esto puede evitarse con un software de gestión de nómina, del cual te hablaremos más adelante.
¿Por qué ocurren errores con las incidencias de nóminas? Además de llevar un control manual de la nómina, una de las faltas principales es sobreescribir nóminas antiguas y actualizarlas. El riesgo que esto supone es que la falta de precisión podría dejar por fuera datos importantes que debían incluirse.
El primer paso a tomar es la realización de un reporte de incidencias. No solo para llevar un mejor control de tales eventos, sino para dejar un histórico para el futuro desarrollo de estrategias y un registro de las incidencias en la nómina de la empresa.
Entre las recomendaciones para llevar un mejor control de incidencias en nómina destacan:
- Control de asistencia individual: mejora la cultura de disciplina entre los empleados y permite llevar un mejor registro para el cálculo de incidencias.
- Registrar las incidencias en el momento en el que ocurren: evita que se omitan o que haya errores en su registro.
- Establecer un formato para el reporte de incidencias.
- Usar el reporte de incidencias para calcular el pago de nómina.
Estos son algunos ejemplos de incidencias en nómina que podrían figurar en tu reporte:
- Contratación de nuevos empleados.
- Actualizaciones en contratos que impliquen una modificación de salario.
- Bonos y pagos extra.
- Impuntualidad e inasistencias.
Beneficios de la digitalización de incidencias en nómina
La implementación de estos reportes de incidencias son un excelente paso para comenzar a mejorar el desempeño de tu empresa. Sin embargo, podrías llevarlo al próximo nivel al digitalizar esta gestión. Estos son los beneficios que la digitalización de incidencias en nómina le brinda a tu empresa:
- Pago de nómina eficaz, sin errores de cálculo.
- Se previenen multas por fallos en auditorías.
- Trabajadores conformes con el pago de su salario.
Bonus: ¿Qué diferencia hay entre la administración y la maquila de nómina?
Ambos son servicios de terceros que se encargan de gestionar la nómina de una empresa. Sin embargo, la administración se enfoca en el reclutamiento y contratación del personal, así como de procesar y entregar las nóminas.
Complementariamente, la maquila se encarga únicamente de calcular la nóminas de la empresa, incluyendo los impuestos que deben estar reflejados en el cálculo. Ambos funcionan como servicios útiles a empresas pequeñas que no cuentan con un departamento de Recursos Humanos.
¿Por qué optar por un software de gestión de incidencias?
En vista de los beneficios que ofrece la digitalización de incidencias, ¿cómo entramos en este proceso? Lo más recomendable es contratar un software especializado que facilite los procesos administrativos y de Recursos Humanos.
Sesame HR es el mejor software de gestión de incidencias con el que puedes trabajar. Su amplio abanico de herramientas permite ahorrar tiempo en la preparación de nóminas. Además hace que el proceso sea más eficiente.
Es una plataforma que almacena todas las incidencias en tiempo real, así como una base de datos de tus trabajadores integrada de manera segura y protegida. Esto permite que los procesos sean automatizados, lo cual permite ahorrar tiempo en la revisión y preparación de nóminas.
¿Qué tipo de incidencias maneja Sesame HR en su plataforma?
- Salarios
- Contratos
- Complementos y descuentos salariales
- Histórico de altas y bajas.
Facilita el cálculo de la nómina de manera eficaz
Con Sesame HR puedes descargar los reportes de incidencias en nóminas en formato Excel para enviar los datos procesados al responsable que se encargará de hacer la maquila de nómina.
Otra función muy útil de Sesame HR es que puedes enviar los recibos de nómina a cada trabajador de manera automática. Esto les permitirá tenerlo en su poder para próximas revisiones o consultas. Cada empleado obtendrá su recibo en su carpeta respectiva en Sesame HR y se les notificará por correo cuando las nóminas estén disponibles.
Potencia el desempeño de los recursos humanos de tu empresa con Sesame HR, comenzando por la digitalización de incidencias en nómina. Si quieres que tu empresa se mantenga relevante, sumérgete en el mundo digital con herramientas y soluciones tecnológicas que faciliten tu día a día.
Si buscas una solución para la digitalización de incidencias en nóminas, Sesame HR es la mejor opción. Puedes solicitar una prueba gratuita por 14 días para disfrutar del programa en su sitio web oficial.
