Si sueles usar mucho Google Docs para escribir, es probable que te hayas topado con un escenario así: escribiste un documento, fuiste a revisarlo a la mañana siguiente, pero la copia de seguridad del documento falló. Probablemente muchas veces creíste que no había un camino de recuperación para todo esto. Pero debemos decirte que sí lo hay y, afortunadamente, está integrado en Google Docs. Dicha ruta se llama “historial de versiones” y es un sistema de control de versiones excelente para Google Docs.
¿Qué es el sistema de control de versiones?
El sistema de control de versiones es un sistema que se encarga de realizar un seguimiento de los cambios en un documento. Este continúa ejecutando instantáneas de momentos específicos en el tiempo para el documento. Y, gracias a esas instantáneas, puedes volver fácilmente a una iteración anterior del archivo.
Por ejemplo: si estás colaborando con alguien en un documento y tu colaborador realiza cambios que no son válidos, todo lo que tendrás que hacer es acceder al historial de versiones del documento y volver a una instantánea anterior.
Así puedes acceder al historial de versiones de Google Docs
Lo primero que debes hacer es abrir el documento que deseas revertir a una versión anterior. Ya abierto, haz clic en Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones. Esto abrirá un nuevo panel en tu documento. Y allí podrás ver una lista completa del historial de tu documento.
Cuando hagas clic en una instantánea, se resaltarán todos los cambios que se han hecho en el documento desde esa instantánea. Si encuentras una versión que necesitas usar, solo haz clic en el botón de menú de tres puntos asociado con esa instantánea y selecciona “Restaurar esta versión” en el menú desplegable. ¿Ves? Muy simple.
Nombra tus versiones
Google Docs, de forma predeterminada, nombra cada instantánea. Esto es útil, pero no tanto si manejas grandes cantidades de documentos. Por ello, es posible que necesites nombrar tus instantáneas para tener una mejor idea de los cambios. Es por ello que en esta sección te enseñaremos dos métodos para nombrar tus instantáneas. Recuerda usar nombres significativos que te ayuden a identificar el propósito de una instantánea o lo que contiene.
Primer método para nombrar una instantánea
Mientras trabajas en un documento, puedes crear una instantánea en cualquier momento. Solo debes hacer clic en Archivo > Historial de versiones > Nombre de la versión actual. Y, en la ventana emergente que aparecerá ante ti, podrás asignarle un nombre a la instantánea. Por último, solo haz clic en “Guardar”.
Ahora cuando abras el historial de versiones del documento deberías ver la versión recién nombrada en la lista. Y listo, así de sencillo es el primer método. Ahora vamos con el siguiente.
Segundo método para nombrar una instantánea
Este segundo método se basa en cambiar el nombre de una versión preexistente. Para hacer esto, primero abre el historial de versiones. Luego haz clic en el menú de tres puntos asociado con la versión a la que deseas cambiarle el nombre. Después, solo haz clic en “Nombre de esta versión” y asigna un nuevo nombre.
El historial de versiones puede parecer un poco engorroso al principio, pero una vez que lo domines, lo encontrarás absolutamente imprescindible. Es un verdadero salvavidas si te encuentras en una situación en la que un documento no está en el estado que deseas. Así que si trabajas de forma remota, esta función será más que útil para ti.