Llevar un proyecto no debería ser una misión imposible, sin embargo, cuando falta organización es cuando se crean los mayores obstáculos para avanzar. La gestión de proyectos será más fácil con uno de los programas para hacer gráficas de Gantt, GanttPRO. Es una herramienta con muchas posibilidades para hacerle seguimiento a tu proyecto personal o de trabajo junto a tu equipo.
GanttPRO se presenta como la “forma inteligente de simplificar proyectos complejos en línea”, y principalmente lo hace más fácil porque te permite tener en un solo lugar todo lo que necesitas para gestionar proyectos. Desde diagramas de Gantt, tableros con método Kanban (al estilo de Trello) y colaboración con tu equipo, quienes pueden comentar y editar tareas, marcar su rendimiento y hasta añadir documentos adjuntos. Con la funcionalidad que ofrece podría considerarse una de las mejores aplicaciones para gestionar proyectos con el enfoque en gráficas de Gantt.
Sin más preámbulo, veamos en detalle cómo funciona GanttPRO para que así puedas sacar tus propias conclusiones.
GanttPRO, gestión de proyectos al alcance de tus manos
Lo primero que debes saber es que GanttPRO es una aplicación que puedes utilizar tanto en la web como en el móvil, pues está disponible para Android y iOS. En este caso haremos un recorrido por la app web. Para entrar, debes ingresar a la página de GanttPRO y abrirte una cuenta. Puedes aprovechar la prueba gratuita de 14 días para familiarizarte por GanttPRO antes de invertir en ella, desde ya te adelantamos que valdrá mucho la pena.
Una vez que hayas iniciado sesión podrás crear tu propio proyecto. Para ello, deberás ponerle nombre y establecer una fecha de inicio y de fin. Tienes opciones para escoger la medida de duración del proyecto, por defecto está en horas, pero puedes cambiarlo a días, semanas y meses.
Además, podrás seleccionar entre numerosas plantillas para diferentes tipos de proyectos, como puedes ver en la imagen de abajo. Ya sea que estés planificando un desarrollo de software, el diseño de un sitio web, un evento o una estrategia de marketing, GantPRO tiene la plantilla ideal para ti. No obstante, si quieres más libertar para manejar tu proyecto como prefieras, tienes la libertad de escoger un proyecto vacío.
Tal como habrás visto en la imagen, también podrás establecer los horarios y días de trabajo para monitorizar el avance de las tareas. Una vez definas eso, dale a Crear nuevo proyecto y podrás comenzar a gestionar.
Hazle seguimiento a tus proyectos de manera simple y rápida con GanttPRO
El siguiente paso es comenzar a darle forma a tu proyecto. Verás en tu pantalla un diagrama de Gantt con diversas opciones para visualizar y muchos datos por llenar. Lo primero que notarás es el título de tu proyecto en la esquina superior izquierda y de ese mismo lado, pero hacia abajo, verás una columna donde puedes crear subproyectos y tareas, además de añadir más ítems en tu gráfico como costo, estimación de tiempo, duración, progreso o creador, entre muchas otras más.
Como mencionamos anteriormente, puedes hacerle seguimiento tú solo a un proyecto personal y también puedes monitorizar junto a tu equipo de trabajo para un proyecto donde hay más personas involucradas. Solamente deberás hacer clic sobre el cuadro que dice “sin asignar” para agregar a más personas al proyecto, tal como se muestra en la imagen a continuación:
Para editar el subproyecto o tarea, debes hacer clic sobre los tres puntos que aparecen en la columna con el símbolo +y allí podrás ver diferentes opciones disponibles, entre ellas la configuración de la tarea, en la que puedes editar factores como la fecha y otros que te mostramos a continuación:
Y si haces clic en Configuración de la tarea, además de editar la fecha del proyecto o tarea podrás asignarlo a un miembro del equipo, marcar su estatus, darle nivel de prioridad y marcar el progreso en porcentaje con una barra que puedes mover manualmente.
Esta es, sin duda, una de nuestras funciones favoritas, que además puedes mostrar en el diagrama de Gantt de tu proyecto. Igualmente puedes editar la descripción de la tarea, añadir archivos desde tu computadora o móvil, Google Drive o One Drive, agregar dependencias de tareas y añadir comentarios.
Escoge tu modo de vista preferido para hacer seguimiento a tus proyectos
Para muchas personas el diagrama de Gantt es la manera correcta e incluso ideal para visualizar el avance de un proyecto, pero también algunos están más acostumbrados al método Kanban o por tableros, tal como harías con Trello. GanttPRO te ofrece ambas vistas para que te decantes por la que prefieras. Así se ve la vista de tablero:
Si bien puedes modificar manualmente el estatus de cada tarea, también se sincroniza solo cuando las editas en el diagrama de Gantt. Algo que nos gusta mucho es que también puedes organizarlo por prioridad y por personas, de esta manera puedes tener una representación visual de aquellas tareas que son más importantes dentro del proyecto y también de cuál le corresponde a cada quien.
Como ves, es bastante versátil a la hora de hacer seguimiento, pues GanttPRO se ajusta a lo que más te conviene y necesitas como usuario.
Mide la carga de trabajo personal y del equipo en un proyecto
Algo que viene muy útil para medir tu rendimiento en un proyecto o el de tu equipo es observar la carga de trabajo durante el lapso de tiempo fijado. Si eres un líder de proyecto o planeas medir el rendimiento de tus empleados, GanttPRO es una excelente opción pues te permite establecer horarios para el proyecto, así como incluir excepciones entro de ese horario, como pueden ser los días libres, feriados, horas extra de trabajo, vacaciones, lo que imagines.
Resulta ideal para observar si tu equipo está equilibrado en la repartición de tareas y también para evaluar aquellos puntos en los que habría que mejorar el desempeño.
GanttPRO también te permite llevar cuenta transparente de tu equipo de trabajo, no solo con respecto a su desempeño, sino también sobre el valor de su trabajo y los derechos de edición dentro del proyecto. En cuanto a los derechos, tiene que ver con los permisos de cada miembro para ver o editar el proyecto. Algunos miembros tienen permiso de editar y otros de ver los costos del trabajo de cada uno.
Dentro de este apartado también tienes Recursos virtuales, que pueden ser los profesionales contratados para desarrollar un producto del proyecto. Por ejemplo, tu proyecto requiere de la contratación de un diseñador, de un copywriter, desarrollador o constructor, puedes añadirlo como usuario, además de la información referente al precio de su trabajo.
Un dato que nos parece importante destacar en este punto es que debes establecer el tipo de valor del trabajo de cada recurso virtual y de cada miembro del equipo al comenzar el proyecto, ya que si lo cambias en el camino, esto borrará todas las estimaciones y recursos se cancelarán.
Para evitarte dolores de cabeza futuros, mejor establece un solo valor para todos. Puedes establecer su costo por hora si las tareas son muy diversas, o bien puedes asignar un equipo de recursos virtuales por cada subproyecto con tareas más parecidas.
Calcula cómo va el presupuesto de tu proyecto en GanttPRO
GanttPRO también te permite generar informes del proyecto, entre los que destacan Registro de tiempo por personas y Análisis de Presupuesto. Este último nos parece muy adecuado para grandes proyectos donde es necesario llevar al día los gastos que se generan para tomar decisiones más sabias.
¿Estás listo para empezar a gestionar tus proyectos con GanttPRO?
Ahora que ya conoces un poco más sobre todo lo que puede hacer GanttPRO por tu proyecto, ¿estás dispuesto a utilizarlo? Ya sea que tengas un proyecto personal o un gran lanzamiento en tu trabajo, GanttPRO tiene todo lo que necesitas para llevarlo a la meta y con mejores resultados de lo esperado.
Recuerda que puedes conseguir GanttPRO en su sitio web para usarlo en la PC y para dispositivos móviles está disponible en iOS y Android.