En toda empresa se realiza papeleo de forma tradicional. Pero el hecho de que sea una práctica muy extendida, no significa que sea la mejor o más práctica. Muchos empleados suelen perder alrededor de 8 horas a la semana en la búsqueda de documentos y crear uno puede tomarles alrededor de tres horas. Y pueden cometer errores, bien sea ortográficos o pequeñas omisiones de datos.
Además del tiempo que toma realizar los documentos, este proceso significa una gran inversión de dinero en la empresa, haciendo que se gaste un 15% de los ingresos de la compañía en este tipo de trabajos. Es por ello que el procesamiento inteligente de documentos podría ser una solución en tiempo y dinero para muchas instituciones.
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos es una solución a los problemas de organización y orquestación de documentos. Ello es así porque este sistema combina las siguientes tecnologías:
- Visión artificial
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
- Aprendizaje automático
- Procesamiento de lenguaje natural
Ese conjunto de tecnologías ayuda a digitalizar documentos en papel y electrónicos. De ese modo, pueden extraerse datos de ellos, así como analizarlos. Un ejemplo de uso del procesamiento inteligente de datos es el siguiente: puede validar información en facturas o documentos cotejándolos con bases de datos, léxicos y otras fuentes de datos digitales.
Gracias a todas estas funciones que realiza, muchas empresas están interesadas en adoptar esta tecnología, ya que requiere menos gastos y libera a los empleados para ocuparse en actividades más exhaustivas.
¿Cómo se procesan documentos con IA?
Si bien, es cierto que no todos los problemas presentes en una compañía pueden resolverse con el uso del procesamiento inteligente de documentos. Decimos esto porque algunas empresas, bien sea por cuestiones de gobernanza u organizativas, se ven en la necesidad de imprimir documentos para seguimiento de pedidos, registros, estados de cuenta, incorporación de empleados, comprobantes de entrega, entre otros.
Pese a ello, algunas ya han adoptado esta tecnología y suelen seguir este proceso:
- Las plataformas de procesamiento inteligente de documentos inician con la captura de documentos.
- Luego se adentran en la fase de reconocimiento y clasificación de elementos, tales como campos en formularios, nombres de clientes, números de teléfono y firmas.
- Por último, el procesamiento inteligente de documentos se encargará de validar y verificar los datos, antes de integrarlos en un sistema de destino.
- A veces las etapas finales del procesamiento inteligente de documentos incluye la automatización de procesos robóticos, una tecnología que es capaz de automatizar tareas que tradicionalmente realiza un ser humano utilizando robots de software.
¿Cuál es el futuro de todo esto?
Esta tecnología cambiará la forma en que las empresas hacen negocios y hará que se ahorren mucho dinero. Sin embargo, para que ello sea posible, las compañías tendrán que establecer normas. Tienen que ser capaces de determinar estrategias claras, tener un objetivo comercial factible, mantener a los humanos informados y no juzgar mal todas las posibilidades tecnológicas que ofrece el procesamiento tecnológico de documentos.
Dejando a un lado estos detalles, adoptar esta tecnología hará que muchos empleados puedan ser más eficientes y enfocarse en aquellos casos que requieran de toda su atención.