Probablemente seas de los usuarios que por muchos años ha estado utilizando Word para cumplir con sus requisitos académicos o profesionales; de seguro piensas que el programa es bastante simple, con menús intuitivos y que con lo que conoces, es más que suficiente, ¿Qué más podrías necesitar saber?

Microsoft Word es una completa herramienta que ofrece una gran cantidad de características incorporadas y técnicas personalizables para ayudarte a resolver incluso el más infrecuente problema. Si ya eres un usuario de Word y quieres  usarlo más eficazmente y sacar el máximo provecho, conoce estas 5 características de Word que te ayudaran a mejorar tu productividad.

1.- Disminuye la distracción

Para escribir se requiere algo de paz; muchos opinan de Word tiene cierto desorden visual, lo cual dio origen a una legión de editores libres de distracciones. Pero si es Word tu editor de textos, puedes usar un atajo rápido para ocultar el desorden visual de la cinta. Presiona Ctrl + F1 para alternar la vista de la cinta o también puedes hacer clic en la flecha situada en la esquina superior derecha, en el icono de Opciones de presentación de la cinta de opciones y a continuación, selecciona Ocultar automáticamente la cinta.

Pero también la lectura libre de distracción es una característica de Word, que ha sido diseñada para tabletas, aunque este modo de lectura funciona perfectamente bien tanto en laptops como en ordenadores de escritorio.

(En el menú) Vista> Modo de lectura.

(En la barra de estado) El botón de modo de lectura a la derecha.

Al hacer doble clic las tablas, gráficos e imágenes se muestran a pantalla completa.

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2.- Escribe ecuaciones en Word

No creas que sólo Excel tiene fórmulas asombrosas. Word cuenta con un editor de ecuaciones que se conoce simplemente como Ecuación y está disponible en InsertarSímbolos.

Utiliza la barra de herramienta Ecuación para diseñar tus propias ecuaciones avanzadas, cuando requieras trabajar en matemática, física o química; además Word tiene prediseñadas muchas ecuaciones bien conocidas para insertar con sólo un clic.

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3.- Convierte tablas a gráficos en 3 pasos

Si debemos escoger entre ver una tabla con un motón de datos y un gráfico, al ser criaturas visuales por naturaleza, probablemente prefieras la segunda opción. Microsoft Word facilita la conversión de la información tabular en un gráfico. Cuando no tengas demasiados datos tabulares, puedes crear un gráfico en Word en lugar de recurrir a Excel. Seleccione la tabla con los datos y sigue estos tres pasos:

  • Haz clic en la pestaña Insertar de la cinta de opciones.
  • Pulsa en la herramienta Objeto del grupo Texto y abre el cuadro de diálogo Objeto.
  • En la lista de Tipos de objetos, selecciona Gráfico. Haz clic en Aceptar.

Word muestra los datos tabulares como un gráfico ordenado. Puedes formatear el gráfico como cualquier otro elemento del documento.

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4.- Reorganiza con la vista en esquema

Esta utilidad utilizada bien puede aumentar tu productividad con documentos grandes significativamente.

Para acceder ve a la pestaña Vista de la cinta de opciones, el apartado Vistas y escoge Vista Esquema, la cual ayuda a ajustar la organización de documentos complejos, reordenando bloques de texto y nueve niveles de encabezados. La vista de esquema abre una barra de herramientas especial con controles para promover o degradar el texto seleccionado. Utiliza los controles para ocultar o mostrar el texto seleccionado.

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5.- Elementos en el Portapapeles

A diferencia del portapapeles de Windows, la versión propia de Word puede contener 24 elementos. Para acceder a ellos sólo debes ir a la pestaña Inicio, luego clic en la pequeña flecha desplegable situada junto al Portapapeles para mostrar el panel de la izquierda. Esta capacidad de retención te permite cortar y copiar múltiples elementos y moverlos en cualquier parte del documento.

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6.- Convierte las tablas en gráficos

Al momento de presentar los datos, todos concuerdan en que una gráfica dice mucho más que una simple tabla. Los gráficos son siempre una expresión de creatividad por parte de quien redacta, y gracias a Microsoft Word, convertir nuestra tablas en gráficos es cuestión de un par de clics.

Para convertir una tabla en un gráfico todo lo que debemos hacer es seleccionar la tabla, buscar la opción de Insertar, luego Objeto, y elegir la opción de Microsoft Graph Chart. Automáticamente nos abrirá un cuadro de diálogo donde podremos ajustar las especificaciones del gráfico como el tipo y patrón de colores.

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7. Traduce un documento

Con tantos traductores, puede que ni siquiera hayas notado que Microsoft Word dispone de uno integrado. La función permite que traduzcamos rápidamente un texto ya finalizado con el motor de traducción de Microsoft, que de paso hay que decir que es muy preciso.

Esta opción se encuentra en la solapa de Revisión de Microsoft Word. Podemos elegir traducir todo el documento o bien un fragmento de texto seleccionado. Además, hay una opción para elegir el idioma original así como el idioma al que deseamos traducir.

Cuéntanos tus técnicas de productividad

Por supuesto esta son solo algunas de los cientos de funciones ocultas en Microsoft Word que ayudan a mejorar nuestra productividad en el día a día, pero seguro que tu también conoces alguna que no hemos mencionado, así que no dejes de compartirla en los comentarios.

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